Dans la déclaration fiscale annuelle, vous pouvez soit déclarer les frais professionnels que vous avez réellement exposés durant la période imposable, soit ne rien faire et choisir le forfait légal : mode d’emploi.
La déduction des frais forfaitaires est l’option la plus simple pour le contribuable et s’applique automatiquement si vous ne comptabilisez pas vos frais réels. En effet, vous pouvez déduire de vos revenus un montant forfaitaire qui est fixé par la loi.
| Revenus | Pourcentage frais forfaitaires |
| De 0,01 à 5.710 euros | 28,7 % |
| De 5.710 à 11.340 euros | 10 % |
| De 11.340 à 18.880 euros | 5 % |
| A partir de 18.880 euros | 3 % |
Les frais professionnels forfaitaires sont limités à 3.950 euros par an, mais devraient augmenter en application du « Tax shift » voté il y a quelques mois.
Pour les dirigeants d’entreprise, les frais forfaitaires se montent à 3 % de la totalité des revenus professionnels, avec un maximum de 2.370 euros. Si vos frais sont supérieurs à ce forfait, il peut donc être utile de comptabiliser les frais réels dans votre déclaration en lieu et place du forfait légal.
Beaucoup pensent que les indépendants sont les seuls à pouvoir déduire leurs frais réels, c’est absolument faux puisque cette possibilité est offerte à toutes les catégories de travailleurs. Bien entendu, il sera plus difficile de démontrer que les dépenses présentent un caractère professionnel si vous êtes employé ou dirigeant d’entreprise car le fisc considère souvent que vous bénéficiez du support de votre entreprise ou employeur et que vous n’avez pas besoin de réaliser des dépenses complémentaires pour votre activité. Rien n’est toutefois impossible.
Pour être déductibles, les dépenses professionnelles doivent avoir été supportées pendant la période imposable, être liées à l’exercice de l’activité professionnelle, avoir été supportées en vue d’acquérir des revenus professionnels et être justifiées au moyen de documents probants. En cas de contrôle, l’administration vérifiera donc scrupuleusement ces 4 conditions.
Frais de déplacement
Les frais de déplacement sont de loin les plus complexes, ils dépendent du mode de déplacement et de la nature du déplacement.
Pour ce qui est des déplacements effectués en voiture, il convient en tout premier lieu de savoir si le véhicule vous appartient ou si celui-ci est mis à votre disposition par votre employeur.
Que vous soyez propriétaire de votre voiture ou pas, les frais de déplacement domicile – lieu de travail sont déductibles à hauteur de 0,15 EUR/km.
Pour les déplacements exclusivement professionnels, c’est-à-dire ceux qui sont réalisés pour votre activité ou votre employeur, mais en dehors de vos déplacements domicile – lieu de travail, vous pouvez déduire 75% des coûts réels de votre voiture qui comprennent entre-autres les frais d’acquisition de la voiture (qui doivent être amortis), les frais de carburant, d’entretien, d’assurance, d’assistance etc.
Ces coûts seront déduits à concurrence de l’utilisation professionnelle réduite d’un pourcentage de 75%.
Exemple chiffré :
Km parcourus en 2015 : 30.000 km
Coûts réels de la voiture : 10.000 EUR
Déplacement domicile – lieu de travail : 10.000 km
Déplacements privés : 5.000 km
Déplacements professionnels : 15.000 km
| Total : | Déplacement D – LT | Déplacements professionnels | Déplacements privés |
| 30.0000 | 10.000 km | 15.000 km | 5.000 km |
| % | 33% | 50% | 17% |
| Déductible | 0,15 EUR/km | 75% | 0% |
| Montant déductible | 1.500 EUR | 3.750 EUR | 0 EUR |
Le montant total déductible s’élève donc à 5.250 EUR pour cet exemple.
Si vous utilisez une voiture de société, seuls les déplacements domicile – lieu de travail peuvent être déduits sous réserve de ne pas atteindre le montant de l’avantage de toute nature que vous payez pour l’utilisation de cette voiture.
Les autres modes de transport, comme le train, la moto et le covoiturage, peuvent bénéficier du régime forfaitaire de 0,15 EUR/km en cas de déplacement domicile – lieu de travail avec une limite de 100km par trajet. Le vélo bénéficie d’un forfait plus élevé puisqu’il est de 0,22 EUR/km.
Tous les autres déplacements professionnels qui ne se sont pas réalisés au moyen d’une voiture sont déductibles à 100%. Une course en taxi est toujours soumise à la limitation de 75%.
Petit matériel de bureau
Les frais exposés pour l’achat de matériel de bureau (du papier, des timbres, un ordinateur ou téléphone portable) sont déductibles. Il conviendra de faire attention au fait qu’un ordinateur ou un téléphone devra être amorti en généralement 3 ans et que la fraction déductible de ces frais est fonction du rapport entre son utilisation professionnelle, d’une part, et privée, d’autre part. On considère souvent que l’utilisation d’un PC portable ou d’un téléphone portable est au moins à 25% privée.
Formations et abonnements
Les frais que vous exposez pour acquérir de nouvelles connaissances ou vous former sont généralement entièrement déductibles, sous réserve de démontrer un lien avec votre activité professionnelle. Il sera cependant particulièrement difficile de justifier la déduction des abonnements aux journaux d’actualité, mais les journaux scientifiques ou spécialisés sont généralement déductibles.
Cotisations
Les cotisations payées à des ordres professionnels, comme l’ordre des avocats ou l’ordre des médecins, sont intégralement déductibles. Les abonnements à des clubs d’affaires le sont généralement aussi. Il sera plus difficile de déduire un abonnement à un club de sport, sauf si vous démontrez que vous vous servez de ce club pour nouer des contacts d’affaires et y développer votre clientèle.
Vêtements
Une croyance bien tenace postule qu’il est possible de déduire les frais des vêtements achetés pour aller au travail. La légende ouvre certes des perspectives agréables, mais elle n’a malheureusement aucun rapport avec la réalité puisque seuls les vêtements qui sont indispensables pour l’exercice de l’activité professionnelle sont entièrement déductibles. Il s’agit par exemple de la robe de l’avocat, des chaussures de sécurité d’un maçon ou de la blouse d’un dentiste. Il n’est donc pas possible de déduire l’achat d’un costume ou d’un tailleur chaque année comme beaucoup le croient encore.
Restaurants
Un repas d’affaire est déductible à 69%.
Frais de bureau
Vous pouvez occuper un local pour exercer votre activité professionnelle et déduire les frais qui s’y attachent. Un enseignant peut donc déduire les frais d’un bureau qu’il occupe pour préparer ses cours par exemple.
Si vous êtes propriétaire, vous pouvez déduire l’ensemble des coûts du bien que vous occupez (précompte, chauffage, électricité, internet, etc.) en fonction de la superficie utilisée pour votre votre activité professionnelle d’une part, et du niveau d’utilisation professionnelle de votre bureau, d’autre part.
Si vous êtes locataire, c’est également possible, mais le bail doit autoriser l’utilisation professionnelle.
Cadeaux d’affaires
Les frais de réception et les cadeaux d’affaires ne sont déductibles qu’à 50%. En revanche, les frais de cartes d’entrée et abonnements à des manifestations culturelles et sportives qui sont offerts à des relations d’affaires sont intégralement déductibles.
Conclusion
La comptabilisation des frais réels nécessite la tenue d’une comptabilité fastidieuse et vous expose à un risque accru de contrôles fiscaux, surtout si vous êtes employé ou dirigeant d’entreprise. Il serait néanmoins dommage de se priver cette faculté qui peut générer une belle économie d’impôts, surtout si vous engager des frais importants pour votre activité professionnelle.
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