Les obligations comptables des jeunes indépendants

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Fraîchement diplômé ou désireux d’apporter du changement dans votre carrière, vous avez fait le choix de devenir indépendant. Avant de se lancer dans cette belle aventure, il convient de bien s’informer de l’ensemble règles comptables, sociales et fiscales à respecter pour exercer son activité.

L’un des désagréments majeurs de l’exercice d’une activité indépendante découle de l’obligation de tenir une comptabilité précise de l’ensemble des opérations que l’indépendant entreprend. L’indépendant doit également gérer lui-même le versement préalable de l’impôt et payer des cotisations sociales.

L’article qui suit et qui n’est pas applicable qu’aux médecins, il dresse sommairement la liste des différentes obligations du jeune indépendant et les pièges à éviter lors du démarrage de l’activité.

Les obligations comptables des jeunes médecins

Nous y sommes, les longues années d’études sont (presque) derrière vous, vous êtes en ordre de cotisation à votre ordre, vous disposez d’un numéro INAMI et vous souhaitez enfin pouvoir accrocher cette plaque dorée devant votre cabinet, restent encore quelques formalités fiscales et sociales à accomplir. Les lignes qui suivent tentent de dresser une ébauche sommaire du régime applicable à l’indépendant en personne physique et énumèrent quelques conseils et précautions à respecter avant de se lancer dans cette belle aventure.

  1. L’obtention d’un numéro d’entreprise

Les médecins ne sont pas des commerçants, ils n’en demeurent pas moins des acteurs du monde économique qui doivent obtenir un numéro d’entreprise auprès de la banque carrefour des entreprises (BCE). Ce numéro d’entreprise s’obtient en s’adressant à un guichet d’entreprise. Ce sont généralement les secrétariats sociaux qui accomplissent ces formalités.

Ceux qui agissent dans le secteur des prestations esthétiques n’oublieront pas qu’ils sont tenus de s’assujettir également à la TVA, nous en reparlerons dans un prochain numéro.

Les formalités fiscales à accomplir et la tenue de votre comptabilité

  • La tenue des documents comptables

L’un des désagréments majeurs de l’exercice d’une activité indépendante découle de l’obligation de tenir une comptabilité précise de l’ensemble des opérations que l’indépendant entreprend dans l’exercice de son activité. L’indépendant doit tenir un registre appelé “livre journal”, dans lequel il retranscrit l’ensemble de ses recettes et de ses dépenses. Ce document peut être trouvé dans toutes les bonnes librairies et doit en principe être présenté au receveur des contributions directes dans le ressort duquel vous habitez pour être paraphé sur chaque page préalablement à son utilisation.

Dans les faits, l’administration acceptera souvent que la comptabilité soit tenue sur un fichier informatique qui reprend les mêmes rubriques que le livre journal, mais cette tolérance n’efface pas la règle que les contribuables les plus scrupuleux respecteront sans dévier. En principe l’indépendant devra retranscrire au moins chaque mois le relevé des opérations comptabilisées dans son programme informatique dans son livre journal.

Le contribuable doit également tenir un carnet de reçus et délivrera un reçu pour chaque recette professionnelle qui ne lui aura pas été versée par un moyen électronique. Le carnet de reçus est composé de feuillets sur lesquels le médecin inscrit le montant reçu de son patient et conserve le double carbone à la manière des attestations de soins.

  • La conservation des documents comptables

L’administration fiscale dispose d’un double délai d’investigation qui est de 3 ans pour les contrôles ordinaires et de 7 ans lorsqu’elle invoque la fraude fiscale pour investiguer en dehors de ce premier délai.

Il est donc indispensable de conserver les documents comptables qui sont en votre possession pendant au moins 8 ans.

  • Le contrôle fiscal

Après le dépôt de la déclaration annuelle, l’administration peut adresser au contribuable une demande de renseignements pour lui demander de s’expliquer sur le contenu de sa déclaration fiscale. Le destinataire de la demande a 30 jours pour répondre.

Cette demande doit présenter un caractère raisonnable et ne doit pas imposer au contribuable un travail excessif qui pourrait altérer la marche de ses affaires. La demande de renseignements est souvent l’occasion pour l’administration de tenter de renverser la charge de la preuve qui lui incombe dans la plupart des cas. En cas de doute, mieux vaut s’informer avant de lui répondre.

Si les réponses fournies à l’administrations ne lui conviennent pas, celle-ci peut procéder à un contrôle fiscal proprement dit, pour lequel elle ne peut pas exiger la production totale de votre comptabilité et devra se déplacer chez vous.

  • Les dépenses professionnelles

Si la comptabilisation des recettes ne pose généralement pas de problème puisqu’elle se limite bien souvent à une simple addition, celle de la comptabilisation des charges professionnelles prend des allures beaucoup plus complexes pour celles et ceux qui s’y intéressent.

En effet, la comptabilisation des charges professionnelles doit correspondre à la réalité de l’activité de l’indépendant. La déduction doit donc tenir compte du ratio entre l’utilisation professionnelle et privée des biens qui sont acquis par l’indépendant d’une part, et des différentes limitations qui sont instaurées par le Code des impôts sur le revenu, d’autre part.

Pour être déductibles, les dépenses professionnelles doivent avoir été supportées pendant la période imposable ; être liées à l’exercice de l’activité professionnelle ; avoir été supportées en vue d’acquérir des revenus professionnels et être justifiées au moyen de documents probants. En cas de contrôle, l’administration vérifiera donc scrupuleusement ces 4 conditions.

La déduction doit également tenir compte de la durée d’utilisation du bien. Si l’achat de consommables sera considéré comme des charges de l’exercice immédiatement et intégralement déductibles, l’achat de biens plus durables devra être comptabilisé sur une durée plus longue par le biais d’un amortissement.

L’achat d’un ordinateur portable illustre très bien ces deux préoccupations. Un jeune médecin qui acquiert un PC portable devra tenir compte du fait qu’il l’utilise probablement à tire privé et devra généralement considérer que seul 75% du prix d’achat est déductible. Ensuite, cet ordinateur qui est un bien durable devra faire l’objet d’un amortissement sur la durée probable de son utilisation dont la durée généralement admise est de 3 ans. Un ordinateur qui a été acquis pour 1.000 EUR sera donc considéré comme professionnel à concurrence de 750 EUR et devra être amorti chaque année pour 250 EUR pendant 3 ans.

Les choses se compliquent pour d’autres types de frais comme les voitures par exemple qui sont soumis non seulement à la règle de l’amortissement et de l’utilisation professionnelle, mais aussi à d’autres règles qui viennent limiter la déduction autorisée. Les frais de voiture doivent tenir compte de l’utilisation professionnelle, de l’amortissement, d’une règle générale qui limite la déduction des frais à 75% et d’une ventilation entre les frais de déplacements entre le domicile et le lieu de travail d’une part (déductibles selon une base kilométrique) et les déplacements effectués à partir du lieu de travail qui sont déductible selon les frais réels, d’autre part.

Enfin, de nombreux autres frais font l’objet d’une limitation de déduction instaurée par le Code comme les frais de restaurants (69%), les cadeaux d’affaires (50%), etc.

Une autre solution réside dans l’application d’un forfait qui peut être choisi par les jeunes indépendants soucieux de se simplifier la vie ou par ceux qui travaillent en milieu hospitalier et n’engageront de ce fait probablement beaucoup moins de frais que ceux qui s’installent chez eux ou dans un bureau dont ils auront la charge.

A ces fins, ils pourront appliquer le forfait légal suivant :

Revenus Pourcentage frais forfaitaires
De 0,01 à 5.710 euros 28,7 %
De 5.710 à 11.340 euros 10 %
De 11.340 à 18.880 euros 5 %
A partir de 18.880 euros 3 %

Ce forfait est cependant limité à un montant de 3.950 EUR.

  • L’impôt et les versements anticipés

L’indépendant devra déclarer ses revenus annuellement dans sa déclaration d’impôts. Il est bien connu que l’impôt atteint rapidement de très hauts taux en Belgique puisqu’il est progressif et atteint 50% dès 36.300 EUR de revenus nets. Comme il est majoré des centimes additionnels communaux, il peut atteindre facilement 55%.

Pour éviter de devoir payer un montant unique annuellement, les indépendants ont la faculté de réaliser des versements anticipés d’impôts au cours de la période imposable. Ils bénéficient alors d’une bonification s’ils payent rapidement l’impôt (selon le trimestre au cours duquel ils réalisent le versement), mais ils devront acquitter une amende si l’impôt versé anticipativement ne correspond pas aux revenus déclarés l’année suivante.

De nombreuses banques offrent un service de prêts pour financer les versements anticipés dès le premier trimestre et bénéficier du taux de bonification le plus élevé. Cette solution peut s’avérer très favorable puisque le bonus octroyé par l’administration est souvent supérieur aux taux pratiqués par les banques pour financer ce type de crédits.

  • Les obligations sociales

Les indépendants doivent cotiser auprès de l’INASTI. Les cotisations sociales sont perçues par des caisses d’allocations sociales. Ces allocations sont calculées sur la base d’un revenu estimé par la caisse ou l’indépendant lui-même et correspondent à environ 15% des revenus nets. Elles sont perçues trimestriellement et constituent des charges déductibles.

Il est très important d’estimer rapidement le montant des revenus liés à son activité pour éviter l’un des plus grands écueils de l’activité du jeune indépendant. En effet, si l’indépendant ne communique pas d’initiative à sa caisse le montant estimé de ses revenus, celle-ci lui réclamera pendant 3 ans le montant minimum des cotisations (environ 800 EUR par trimestre) et procèdera à une régularisation de celles-ci au terme de ces 3 années.

La note peut s’avérer salée pour celles et ceux qui ont perçu des revenus importants dès le début de leur carrière et n’ont pas régularisé en cours de route. Pour éviter cette désagréable surprise, il est possible de s’adresser spontanément à sa caisse avant la fin de chaque année pour régulariser ses cotisations et éviter les éventuelles amendes et intérêts de retard.

Les cotisations sociales sont plafonnées à un montant de 16.000 EUR environ, de sorte que les indépendants exerçant leur activité en personne physique qui perçoivent plus de 85.000 EUR de revenus par an ne payeront jamais plus de cotisations sociales au-delà de ce plafond.

  • Conclusion

Il est évident que la comptabilité compose pour beaucoup une matière impénétrable et constitue une sérieuse perte d’énergie et de temps. Toutes ces obligations peuvent être très simplement évitées en ayant recours aux services d’un comptable.  La bonne tenue d’une comptabilité n’est pourtant pas qu’une désagréable obligation fiscale, tout chef d’entreprise comprendra qu’il est indispensable de pouvoir maîtriser les données financières de son activité pour mieux la comprendre et éviter de désagréables surprises.

 

A propos jhavet

Avocat spécialisé en droit fiscal, droit des sociétés et droit commercial.
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